Đánh giá phần mềm sau thời gian hỗ trợ: nhìn vào công việc hoàn thành

Tạo nhiều tài khoản chưa chắc đồng nghĩa với đưa phần mềm vào vận hành. Điều quan trọng là đội ngũ có dùng hệ thống để xử lý công việc thật và tìm được thông tin khi cần hay không. Doanh nghiệp nên xác định tiêu chí đánh giá từ lúc khởi tạo, thay vì chỉ nghĩ đến khi thời gian hỗ trợ sắp kết thúc.

Ghi lại mục tiêu ban đầu

Mỗi chức năng nên gắn với một vấn đề cụ thể. Quản lý công việc nhằm giảm yêu cầu bị bỏ sót; HRM nhằm có danh sách nhân sự thống nhất; quản lý tin nhắn nhằm rõ người theo dõi khách. Chọn một vài chỉ số phù hợp và ghi mức ban đầu. Nếu không có dữ liệu cũ, dùng những tuần đầu làm mốc tham chiếu và ghi rõ giới hạn đó.

Kiểm tra độ sâu sử dụng

Xem bao nhiêu công việc thật được cập nhật, hồ sơ nào còn thiếu và nhân sự nào vẫn phải làm ngoài hệ thống. Hỏi người dùng vì sao: thiếu hướng dẫn, quy trình chưa phù hợp hay chức năng chưa đáp ứng? Số lượt đăng nhập có thể giúp nhận biết hoạt động, nhưng cần đọc cùng kết quả công việc.

Tính các nguồn lực cần duy trì

Ngoài phí sử dụng, xem xét thời gian quản trị, hướng dẫn nhân sự mới, chuẩn hóa dữ liệu và các dịch vụ liên quan. Yêu cầu báo giá thể hiện phạm vi, số tài khoản, dung lượng và điều kiện thay đổi gói. Với chức năng chưa dùng, xác định có cần trong giai đoạn tới hay không để tránh quyết định dựa trên danh sách tính năng dài.

Chuẩn bị cả hai phương án

Nếu tiếp tục, chốt người quản trị và kế hoạch cải thiện điểm vướng. Nếu kết thúc, xác nhận loại dữ liệu xuất được, định dạng, thời điểm nhận và cách kiểm tra tệp. Thử mở một bản xuất mẫu khi còn thời gian xử lý lỗi. Việc bàn giao nên có người phụ trách để công việc không bị ngắt quãng trong lúc chuyển công cụ.